作者：丁丹 字数：2546
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
一、档案信息化规范性建设内容
档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。
（一）管理性标准规范
管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享。
目前，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，《计算机病毒防治的办法》等。
（二）业务性标准规范
业务性标准规范是对电子文件/档案业务处理的规范，其范围包含电子文件/档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。
国家已颁发的标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范。国家标准《电子文件归档及管理规范》和地方标准《深圳市电子文件归档及管理办法》，是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。
目前，国家档案局正在制定《电子邮件公文归档与管理规则》、《档案数字资源加工规范》、《电子文件元数据标准》、《电子文件档案著录规则》、《电子文件保管期限表》、《电子文件档案鉴定标准》等。
（三）技术性标准规范
技术标准规范包括电子文件/档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准，如《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》等。目前正在制定的标准有：《档案信息应用系统技术标准》、《档案信息数据存储、压缩格式规范》、《数据加密算法规范》、《数字水印标准》、《电子文件/档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》等等。
二、档案信息化基础性建设内容
档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。
（一）网络环境建设。
根据三种不同的服务对象和范围，网络环境建设分为三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。
1. 支持内部服务的馆内网 （简称内网）。 内网服务中心主要负责以下工作：
（1）将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储；
（2）向内部用户发布信息，并提供检索、演示等服务；
（3）支持内部日常办公；
（4）向政府网和公共网提供需要的数据；
（5）进行网络、数据和用户的管理与维护；
2. 支持政府部门服务的政府专网（简称政务网） 。
以政府部门为服务对象的专用服务网。政务网服务中心负责以下工作：
（1）采集信息并送到采集与预处理系统；
（2）向政府专网用户提供信息服务；
（3）进行网络、数据和用户的管理维护；
3. 支持大众服务的公众网（简称外网）。
以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。外网服务中心负责以下工作：（1）采集信息并送到采集与预处理系统；（2）向Internet用户提供信息服务；（3）进行网络、数据和用户的管理维护；
（二）硬件基础设施建设
档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统、高可*性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、案数字化加工设备以及其它支撑设备等。
（三）系统软件建设
计算机运行所需的各种程序及有关文字资料统称为软件。计算机软件分为系统 软件和应用软件两大类。系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。系统软件包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统、以及操作系统。计算机操作系统是系统软件的核心，它独立于计算机，是控制和组织计算机活动的一组程序，是用户和管理机器的接口，是整个系统运行的基础。目前世界上流行的操作系统有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化管理有许多优点，但信息化管理是个动态概念，需要采取一些必要的完善措施。而提高档案的服务水平和档案工作中的素质以及实行网络化管理是推进档案信息化的有效途径。
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