作者：张静 字数：3598
随着社会的发展，高校整体规模的扩大、各种基础设施都处于不断发展变化的动态过程中，工程建设工作产生的信息量迅速增加，工程建设工作所需求的信息服务的内容也更加广泛，如何进行高校工程建设档案信息开发，提升其利用效果，使之成为一种不可或缺少的有效资源，在高校建设和管理中发挥更大的作用，是摆在档案管理人员面前的一个新课题。
1. 高校工程建设档案的特性
工程建设档案是指工程建设项目在前期（规划、决策、立项、核准）、实施（破土动工）、竣工验收等各个环节形成的具有保存价值的不同形式的记录载体，是工程建设的历史记录，也是工程建成后运行、维修、管理和改扩建等工作的重要依据。
1.1 专业性。工程建设档案产生于高校建设中，与工程建设业务活动密不可分，技术性和专业性都比较强，随着高校的不断发展壮大而产生的数量也逐渐增多，由于工程建设工作面广量大、载体形式多、时间不均衡、业务性强，在内容和形式上与一般档案有明显的区别，主要是专业术语多，图表多，论证材料多，因此，要求高校档案管理部门要针对工程建设档案的专业性进行档案管理。
1.2 动态性。随着高校的建设发展，工程的建设、拆除、翻改、扩建日趋频繁，产生的各种载体材料数量大增，且处于不断变更之中，特别是工程建设项目建设周期长的，地下管网复杂的维修、改扩等，具有极强的动态性，若在任何一个工作环节、时段没有及时做好工程建设档案的形成、收集工作都有可能给工程建设档案管理利用工作带来一系列的困难或无法挽回的损失。
1.3 真实性。工程建设档案是高校档案的一部分，是高校工程建设技术管理的重要组成部分，作为工程建设的真实记录和管理的重要依据，其作用也显得愈加重要。真实性是工程建设档案的生命，也是发挥工程建设档案的现实效用的基础和前提，工程建设档案的历史记录与实际相符，能真实地反映高校工程建设活动的全过程，使之在工程的建设、拆除、翻、扩建中起到凭证和查考作用，使之节省大量的时间及人财物。
1.4 完整性。工程建设档案管理最根本的任务是为校园建设、维修、改扩建等工程项目服务，及时准确地提供所需信息是校园建设等工程项目的重要条件，是对高校建设不可缺少的依据。因此工程建设档案工作应以工程建设方为管理核心，以国家、行业标准规范为管理依据，以制度、监督和检查为管理控制手段，在工程项目设计、建设施工、分包等单位全方位参与下，实施项目开工前介入、项目进行中控制、项目结束后核查、验收把关的全过程控制的管理模式，将档案工作渗透于项目建设的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中，将工程项目建设档案管理贯穿于工程项目建设的全过程，使工程项日建设中形成的每一份文件材料都处于受控状态，记载的各种载体材料必须清楚，与实物一致，各种载体档案要结合起来判断，能反映工程建设档案的完整率，防止工程建设档案漏归。
2. 高校工程建设档案信息开发与利用中存在的主要问题
2.1 工程建设档案载体信息结构单一
从收集工程建设档案的情况看，随着高校规模扩大，工程建设项目的增加，工程建设单位多，人员素质参差不齐，档案意识薄弱，多数工程建设人员由于对档案管理业务不熟悉，档案管理方式、方法各不相同，从工程建设设计、施工、竣工、改造、更新或多次修改中，以收集高校工程档案的纸质资料为主，很少收集电子、影像等不同载体资料，或维修、改扩建原因记录不明或无记录，加上人员变化、办公设备场地的变迁等，造成工程建设资料流失，有的虽然也建立了计算机辅助设计图纸，但均以文档形式保存，未集中地分层次、分类型进行管理，造成高校工程建设档案信息结构单一，档案资料不完整，尤其是地下设施的资料版本不统一、不齐全，最终造成资料与实物不符现象较为严重，不能完全反映高校设施的全貌，给有效利用与更新、修改和完善等工作带来无法挽回的损失。
2.2 工程建设档案管理方式保守落后
多年来，高校工程建设档案管理受传统理念的影响，处于自我封闭状态，重藏轻用管理服务形式比较死板，信息流通渠道不畅，宣传馆藏资源不到位，做等着利用者找上门来查阅，而且一般也只对校内提供工程建设档案利用服务，从利用中发现有些工程建设档案由于没有及时进行名称改动的补充说明，使建设工程档案入库时的名称与现正在使用的建设名称不统一，造成工程建设档案馆藏名称混乱。在已进入网络信息化时代的今天，还有许多高校工程建设档案采用传统的人工管理方式，缺乏现代化的档案管理手段作支撑，档案信息资源数字化工作薄弱，档案管理信息化建设滞后，直接导致档案管理工作效率低下，造成高校工程建设档案利用率不高，档案查全、查准率低下。
2.3 工程建设档案服务意识不到位
高校工程档案管理部门和档案管理人员在思想上存在一些误区，认为工程档案资料能收进来整理好，放到库房就行了，至于如何对工程档案进行更有效的开发利用、主动提供档案信息服务，就不那么关心和重视了，对工程建设档案资料的管理存在着信息传递速度慢，忽略了档案利用价值，致使档案的利用价值大打折扣，制约了工程建设档案管理水平的提升。
3. 高校工程建设档案信息开发与利用的对策
开发利用高校工程建设档案信息资源是一项复杂的系统工程，是对高校工程建设档案财富的升华和再创造，做好这项工作是高校又好又快发展的需要，更是高校档案部门义不容辞的职责。
3.1 丰富工程建设档案信息资源多元化
档案利用的特点是“藏以致用”，没有齐全完整、内容丰富、能够反映高校历史全貌的工程建设档案，就不能满足高校工程建设的不断需求，高校工程建设档案作为最有价值的科技档案之一，来源于工程档案信息资源的多元性，这就要求工程档案管理部门和人员在档案收集过程中，要采用多种形式进行收集，除了收集原始的纸质资料，还要收集各种载体资料，丰富档案信息的内容，用以充实库藏，形成各具特色的档案材料，但需特别注意收集软件运行所需要的硬件环境和相关的数据、音视频属性标识、特有参数和非通用格式的相关软件和相关的使用说明，便于日后查询和使用。同时，对重点建设的工程，应采取全程跟踪的方式进行各种载体档案资料的收集，以丰富工程建设档案的原始积累，展现工程建设的全过程，更好地满足高校对工程建设档案利用的需求。
3.2 加强基础设施建设提升工程建设档案保管利用水平
随着高校各项事业的快速发展、高校工程建设的扩建和改造工程量剧增及高新技术的不断发展，工程建设档案资料也与日俱增，对工程建设档案管理提出了更新、更高的要求，工程建设档案载体也从单一的纸质档案向多种载体档案转变。对利用率高、保存价值高的工程建设的真实记录，现行的手工操作速度慢、效率低，已经远远不能适应工程建设开发与利用档案信息资源的需要。因此，引进先进的管理方式和管理设备，培养一批精通档案业务和信息技术的复合型人才，创建一个有利于工程建设档案信息技术发展的环境，并通过数字化的方式整合工程建设档案信息资源，建立档案信息数据库，运用计算机系统进行档案存储和管理，运用网络等现代化手段提供档案信息服务，特别是网上查阅利用服务，是开发利用工程建设档案信息资源的客观要求和档案事业发展的必然趋势。
3.3 充分利用现代化技术创新服务方式
随着信息技术的迅速发展，资源数字化、网络化的进程进一步加快，网络技术、计算机技术、多媒体技术和现代通信技术越来越得到普遍应用的时代，仍然依靠以往原始、传统的方式为工程建设档案利用者提供服务是极其落后的，同时也严重制约了工程建设档案及时有效的利用。因此，根据高校建设发展需求的趋势，工程建设档案管理工作在不断优化传统服务方式的基础上，不断创新工程建设档案服务方式。首先是创新工程建设档案信息收集工作，高校工程建设档案工作不能孤立、封闭，要与高校经济建设和文化建设同步发展，运用信息技术强化工程建设项目过程管理、协同工作，提高工程建设项目的信息化技术应用水平，促进工程建设档案管理的技术进步；其次是创新工程建设档案信息加工服务方式，根据工程建设档案的特点，有目的地将工程建设档案资源予以归纳整理、组合，为工程建设者提供完备、充实的档案信息服务；再次是创新档案网络服务方式，网络服务是档案部门最具时代气息的服务措施之一，以网络化的技术手段支持工程建设档案咨询服务、提升工程建设档案咨询服务的水平，是对传统档案部门工作范围的突破，也是今后一个时期档案部门克服工程建设档案信息滞后弱点，推动工程建设档案资源共享的有效途径之一。
总之，高校工程建设档案信息开发与利用是密切相关的，并受多种因素影响和制约的，有许多问题值得档案工作者去实践、探索和研究，信息开发的目的是为了更好的利用，要将高校工程建设档案的利用提高到新的水平，就必须加强工程建设档案信息开发。
作者简介：
张静（1962-），女，汉族，副研究馆员，研究方向为档案信息资源管理与开发利用研究。
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