作者：蒋海伟 字数：2967
摘 要：当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供一般性和定制专属服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化、社会化、效益化，提高自身价值。
关键词：局域网；档案管理；服务创新
1 从服务观念上转变
人们将档案作为信息存储、保管和提供利用，这个过程本身就是为了追求某种效益，所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失，那么保管档案就变成了无效劳动。同时，现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性，也是一个不容忽视的问题，因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献，又可为档案部门的投资提供依据。特别是在市场经济发展的今天，在档案部门财力有限，库房内又存诸多无须保存档案的状况下，更需转变原有的只重视社会效益而忽视经济效益的观念和作法，从总体上考察档案管理活动在经济上的合理性，重视保管费用因素对效益的影响，切实将其贯彻到鉴定工作中去，这对目前档案工作中优化馆藏提高效益具有重要的意义。
2 从服务成本上降耗
解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即完善鉴定组织和方法，在各级档案机构中成立档案鉴定机构，由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成，专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作，以保证档案始终处于被选择的状态中，从而提高管理效益。另外，鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。定性分析法是运用自身特定的概念系统、特定的理性和规律从抽象思维中概括出来，它有利于对档案价值社会效益的评价。而定量分析法则是用数理方法或计量方法来体现成本/效益、功能/费用的关系，从而有利于档案价值经济效益的评价。例如对科技档案或专门档案的价值的评定用定量分析法比较准确，当评定文书档案或党政档案时用定性分析法。在评价效益的过程中运用定性分析得出的结论可以指导定量分析，运用定量分析得出的数量指标可以为定性分析提供基础和进一步的证明，以引起有关部门和档案管理部门的重视，从而提高其效益意识，减少投入增加产出。
3 从服务手段上来革新
借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门充分利用档案馆内部局域网企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。
建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件数据管理中心”。电子文件数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。
开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
4 从服务领域上的扩展
信息服务的多元化。现在档案服务的主体由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。当今社会，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，即建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。
加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
建立联合目录。用统一的著录格式和编排，联合两个或两个以上档案馆、图书馆馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。
当前，档案部门仍然是一个弱势群体，也是一个弱势部门。面对档案部门的“生存”现状，究其原因，关键在于人才，关键在是否有所作为。只有人才兴馆强室，才能实现逆境中崛起。因此，要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才。既不依靠“上帝”的仁爱，也不坐等上级的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难，努力培养造就一支素质较高的人才队伍是档案服务创新的根本保障。
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