作者：丁秀娟 董久华 字数：2818
摘 要：当前，随着网络的普及和网络信息的飞跃发展，全社会对国企的关注持续升温，对国企的存在意义争论频仍。同时，在“依法治企”的框架下，国企面临着内外部日益频繁、严格的审计监控、监督。因此，全方位地做好痕迹管理既是企业自身生存、发展的需要，也是企业顺利通过依法治企审计等各项检查的要求。
关键词：痕迹化；依法治企；质效；精益化
与发达国家相比，我国的档案收集、管理和利用都有很大的提升空间。眼下，大数据时代要求我们必须高效地进行海量数据处理。那么，在目前的形势下，我们能否以推动痕迹化管理为切入点，带动提高档案管理水平，推进企业精益化管理，进而提高企业的综合竞争能力呢？梳理多年工作实践，尝试分析如下：
1 定义
痕迹是指事物留下的迹印（《新华字典》）。时下，痕迹化管理的概念虽屡被提及，但尚无统一的定义。依笔者理解，痕迹化管理是指在一切管理活动中留下的实体和记录，包括文字、图片、影像等。借由这些痕迹可在管理事项结束后最大程度地还原、推测或佐证活动发生时的真实情况。痕迹管理不是一门单独的管理类别或技术，而是所有管理的基础保障措施。企业的各类管理均可归纳为流程管理，而任一流程都由一系列相互衔接的记录、痕迹系统来支撑，以保证流程被环环相扣地执行，实现结果的可控性。换言之，痕迹是流程执行的真实体现。痕迹不等同于记录。记录重在对行为的表述，是对过程的确认，如文件使用记录等。痕迹的含义则更为广泛，除记录外，还包括文件、合同、通知、纪要、图片、视频等，再现的是完整的管理过程。企业实行痕迹化管理就是要借助人为的强化手段，使所有的生产、经营管理行为都留下印迹，形成管理和痕迹的一一对应关系，供日后查证、评估管理行为的合法性和质效。痕迹化管理关注过程管理，要求做好过程任一时段的每一项记录，其宗旨是推进日常管理行为的标准化、制度化、流程化和规范化，形成规章制度和管理痕迹相互印证、相互促进的管理机制，不断提升管理人员的责任意识和执行力，形成“依法合规地决策、一丝不苟地执行”的工作作风，与不因人员变换影响工作开展的管理模式。
2 痕迹化管理的意义
2.1 有利于推进依法治企建设
目前，随着法制化建设的深入和网络的迅猛发展，国有企业已成为政府和社会关注的焦点，“依法治企”不但是政府的迫切要求，也是企业自身健康发展和企业管理者维护权益的自觉选择。依法治企的本质要求就是严格落实规章制度。在自上而下建立健全了规章制度标准的情势下，企业只需在管理流程中将规定动作按规则要求做到位并生成痕迹记录，就可以在审计监督面前用痕迹证明其履职尽责的合法、合规性。企业只要落实了痕迹化管理，纷繁复杂的管理行为就可以沿着管理流程水到渠成地生成痕迹，实现管理的单向推进，不需再为迎接依法治企等各类检查抽调额外的人力，做额外的工作。
2.2 利于提高企业的执行力
执行力不强是目前多数企业的短板。痕迹恰可作为执行力的评估依据。因而，实行痕迹化管理首先将强化责任意识。“口说无凭，立字为据”，在痕迹化管理覆盖下，人人如同在“摄像头”下活动，清楚自己的一言一行都将记录留痕，迫使人们“主观对自己”、“客观对企业” 负责为出发点，增强责任意识，明辨职责所在，严格落实各项规章制度和岗位责任制，相互支撑配合，提升企业的整体执行力。
2.3 利于提升工作质效
痕迹化管理有利于规范流程，减少工作行为的随意性，促进由粗放型管理向精益化转型，以“严、细、实”消除管理粗放和权责不清的现象；由关注结果转向全过程管控，以细节到位和流程管控，水到渠成地实现既定目标；将管理流程显性化，将各环节要求和落实情况具体化，在执行前将目标“化整为零”，在执行过程中逐步再“化零为整”，从而提高管理的针对性和科学性；管理者可以通过痕迹对比纠正错误，弥补不足，改进管理方法，不断提高管理质量和效益。另一方面，痕迹化管理易于统计利用，可为改进管理，提升集团的集约化水平提供可靠的基础材料。
2.4 便于监督考核
痕迹化管理要求流程中的各管理人员作为日常行为的第一责任人，在落实本岗职责时均要执行既定工作流程，在每一环节都形成规范的记录，如工作计划、决策过程及结果、任务分配、执行反馈等，从而形成较为齐全的管理档案，可供查考、评估、佐证和问责。如会议记录可真实反映与会者的发言表态和会议决定，各类业务报表、审批单据、合同等真实记录了决策审批过程与意见。这些清晰透明的痕迹，既便于绩效评估，也为上级主管单位和司法机关区分责任界限并向管理者实施问责及追究法律责任提供了佐证材料，易于进行责任追究。
3 开展痕迹化管理的措施
痕迹化管理是精益化管理的基础，强化痕迹化管理可以提升管理的规范化、科学化水平，培养“提高效率、严格自律”的职业习惯。可以从以下三方面推进痕迹化管理：
3.1 强化痕迹化管理的意识
采取多种形式对全员进行相应规章制度的培训，促使大家认识到管理留痕是对企业负责，更是对自己负责，在强化痕迹意识的同时，普及管理要求和和岗位技能，规范留痕操作，形成管理流程清晰、职责明确、要求具体的管理机制，使参与管理的人员在深刻认识 “为什么要留痕？怎样留痕？”后，摒弃自传习惯，形成工作安排痕迹化、目标控制痕迹化、职责履行痕迹化、 监督管理痕迹化和考核奖惩痕迹化，在管理的每一个节点、每一个环节、每一个时段都留下痕迹，并形成稳定的合力，逐步提升企业的精益化管理水平。
3.2 要完善制度建设
规章制度是管理的依据，是痕迹的源头，也是评估管理质效及其痕迹的标尺。只有完善的规章制度才能形成全面的管理痕迹。企业的制度、标准、细则，计划、规定、年度目标等，作为开展各项工作的源头，应力求全面、科学、合理，进而使全部管理工作有章可循、有据可依，形成“凡事都有标准，凡事都有依据，凡事有人负责”的制度管控体系，既可指导管理工作有效地开展，又可以遵循形成规范、科学的痕迹记录。另一方面，企业还要对管理痕迹进行定期梳理、诊断、评估，并反向推动各项规章制度优化完善，实现管理制度与痕迹地相互提升。
3.3 整合其它管理手段，强化考核，提升痕迹化管理水平
要将痕迹化管理融入各岗位标准和管理要求，如档案管理等，整合相关岗位的标准与要求规范痕迹的载体、格式等具体规定，尤其要重视借助信息化手段，强化痕迹管理。目前，各企业的办公、生产、财务、物资管理等均已信息化。要借此将各岗位标准要求和痕迹规定嵌入相关信息管理系统，持续优化改进，强制规范执行人的留痕行为，提高痕迹质量。
同时，要根据管理项目的性质，采用随机考核（单项任务）与定期考核（月度、年度）相结合的方式，及时对管理及其形成的痕迹进行检查、评估与考核，完善各类痕迹模板，形成良性机制，持续推进痕迹化管理。
作者简介
丁秀娟（1970-），女，辽宁，大学毕业，办公室业务实践。
董久华（1962-），女，辽宁，大专毕业，办公室业务实践。
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